8月1日よりI-9フォームが更新され、11月1日より使用が義務付けられます

7月21日、米国移民局（USCIS）は、I-9フォームが2023年8月1日から新たなバージョンのとなることを発表しました。雇用主は現行のフォームを引き続き使用できますが、11月1日以降は最新版のフォームの使用が義務付けられます。

新たなI-9フォームでは注意事項が大幅に更新され、書類確認がリモートで審査されたことを示すチェックボックスが追加されました。主な変更点は以下のとおりです。

• これまで両面であったセクション1とセクション2を片面のみの書類としたが、従来の項目はすべて維持。
• 作成者／翻訳者の証明書部分を別のページとして独立。
• 再確認／再雇用の項目を別のページとして独立。
• 従業員の誓約部分を変更し、従業員の誤記を軽減するための説明を追加。
• タブレットやモバイルデバイスでもI-9の記入が可能。
• I-9フォームをダウンロードしやすいよう、いくつかの機能を削除。
• いくつかの項目で "N/A"を使用する要件を削除。
• I-9プロセスにおける差別の回避に関する通知を更新。
• 申請の受領証等を含め、確認書類として認められる書類のリストを改定し、就労資格書類の自動延長に関する案内とリンクを追加。
• 書類の審査が対面ではなく、リモートなど新たに許可された手段で行われた場合、その旨を示すチェック欄を追加。

さらに、米国移民関税執行局（ICE）は、雇用主がリモートで書類審査等が行えるなど、手順変更を許可する最終ルールを発表しました。

ICEはE-Verifyを更新

上記に伴い、ICEは、新たな手段を用いる米国内のすべての雇用地を E-Verifyに登録し、米国内で新規に雇用される従業員の照合等E-Verify プログラムのすべての要件を遵守し、正しくE-Verifyを利用している雇用主を適格として、リモート審査などの新たな手順を認めています。

新たな手順に関する最終ルールには、以下が含まれます。

従業員の雇用初日から3営業日以内に、適格な雇用主（または、外部業者など雇用主に代わって手続きを行う権限のある代理人）は、以下を行わなければならない。

• 提示された書類が合理的に本物であることを確認する。
• 提示された書類が本物であり、本人に関するものであることを確認するためリモート面接を行う。従業員はまず雇用主に書類のコピーを送付し（上記書類）、その後オンライン面接で同じ書類を提示する。
• セクション2または再確認のための書類審査に新たな手段を用いた場合、該当欄にチェックを入れる。
• 適用される規則に従い、雇用主は鮮明で読みやすい書類のコピー（書類が両面の場合は表と裏）を保管する。
• 連邦政府当局によるI-9の監査または調査が行われた場合、雇用資格の確認のために従業員から提示された身分証明書および雇用許可書の鮮明で読みやすいコピーを提供する。

適格な雇用主は、2023年8月1日よりリモート審査等の新たな手順を利用できます。E-Verifyに登録していない雇用主は、E-Verifyに登録し、必要なトレーニングを受けることにより、正式にE-Verifyの利用が可能となります。

詳しくは英語版をご覧ください。

本ニュースレターは、法律の最新情報、動向をご案内するものであり、いかなる場合も法務サービス、法務アドバイスの意味を持つものではありません。本ニュースレターは、一般的な案内目的でのみ配布されるものですので、個々の問題については弁護士までご相談下さい。

©2023 Barnes & Thornburg LLP. All Rights Reserved. 書面による許可なく複製することを禁止します。